Infos zum Check

1. Warum der Check und wozu ist er nützlich?
2. Für wen ist der Check?
3. Welche Themen behandelt der Check?
4. Wie kann ich mit dem Check arbeiten?
5. Wer steckt dahinter?

Im Check „Gute Büroarbeit“ wird auf eine geschlechtsneutrale Schreibweise geachtet. Wo dieses nicht möglich ist, wird zugunsten der besseren Lesbarkeit das ursprüngliche grammatische Geschlecht als Klassifizierung von Wörtern (männlich, weiblich, sächlich und andere) verwendet. Es wird hier ausdrücklich darauf hingewiesen, dass damit auch jeweils das andere Geschlecht angesprochen ist.

Warum der Check und wozu ist er nützlich?

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Der Check „Gute Büroarbeit“ ist eine Potenzialanalyse für Unternehmen. Der Check beschreibt Beurteilungskriterien für das eigene und eigenständige Handeln. Er hilft, eine neue Qualität und Kultur der Büroarbeit zu entwickeln und die Gesundheit und Produktivität der Beschäftigten zu fördern. Er hilft, die Innovationspotenziale der Menschen und die Risiken bei ihren Arbeiten frühzeitig zu erkennen. Damit hilft der Check, die neuen Herausforderungen erfolgreich zu meistern, die unter anderem darin bestehen:

  • Die Bewältigung von zunehmendem Markt- und Zeitdruck
  • Alle Beschäftigten und sozialen Beziehungen bei der Arbeit fördern und nutzen, um mit innovativen Produkten und Leistungen wettbewerbsfähig zu bleiben
  • Im Umgang mit den Auswirkungen des demografischen Wandels erfolgreich sein
  • Der Check „Gute Büroarbeit“ ist ein nationaler Qualitätsstandard, der die Erfahrungen guter und erfolgreicher Unternehmen, die Erkenntnisse wissenschaftlicher Forschung sowie viele rechtliche
  • Anforderungen für Sie zusammenstellt.

Der Check

  • gibt Ihnen einen systematischen Überblick, welche Potenziale in Ihrem Unternehmen ungenutzt sind,
  • zeigt Ihnen, wo Ihr Unternehmen im Verhältnis zur guten Praxis der Büroarbeit steht, ist eine Hilfe im Rating, da Sie mit dem Check ein systematisches Risikomanagement in der Büroarbeitsgestaltung dokumentieren können,
  • ermöglicht Ihnen, den Organisationsteil der Gefährdungsbeurteilung durchzuführen und entsprechende Maßnahmen umzusetzen, um sichere und gesunde Arbeit zu ermöglichen (nach Arbeitsschutzgesetz).
  • sagt Ihnen, wo und wie Arbeitsabläufe verbessert werden können.

Der Check bietet Gestaltungschancen zur Gesundheit, Leistungsfähigkeit und Wirtschaftlichkeit im Büro 4.0, um die Risiken der zunehmenden Digitalisierung und den damit einhergehenden Markt-, Zeitdruck sowie Unsicherheiten in Bezug auf die bestehenden Geschäftsmodelle gesund zu bewältigen.

Gemeinsam erarbeitet und gemeinsamer Nenner für gute Büroarbeit von Deutsches Netzwerk Büro
Nach wissenschaftlichen Studien sind beispielsweise bis zu 36-prozentige Produktivitätssteigerungen in deutschen Büros möglich (Fraunhofer IAO), nach: Kelter, Jörg (2006): Zwischenauswertung Office-Excellence-Check zur Orgatec 2006, Stuttgart

 

Für wen ist der Check?

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Mit Computern wird heute überall gearbeitet: in der Produktion genauso wie im Büro oder auch unter egs. Der Check „Gute Büroarbeit“ richtet sich vor allem an Unternehmer und Führungskräfte kleiner und mittelständischer Unternehmen mit Büroarbeit. Aber auch andere Institutionen, wie Verwaltungen, Behörden oder Organisationen können mit dem Check schnell und wirksam die wesentlichen Aspekte einer guten präventiven Büroarbeitsgestaltung überprüfen und Maßnahmen festlegen. Selbst größere Unternehmen und Institutionen finden in dem Check Anregungen und Ideen.

Der Check kann als gemeinsamer Qualitätsstandard auch von Interessenvertretungen genutzt werden. Er beschreibt die Vorstellungen aller Akteure zu einer guten Büroarbeit. Er ist somit auch eine inhaltliche Grundlage zur Umsetzung der Mitwirkungsmöglichkeiten nach dem Betriebsverfassungsgesetz.

Schließlich ist der Check auch ein gemeinsames Einstiegsinstrument vieler Berater der Büroarbeit (Unternehmensberater, Gestalter und Planer, Ergonomen, Gesundheitsberater, Arbeitsschutzberater,
Umweltberater usw.). Da der Check als Potenzialanalyse die Positionen der unterschiedlichsten Fachrichtungen zusammenfasst, kann er für den Einstieg in eine ganzheitliche Beratung genutzt werden.

Welche Themen behandelt der Check?

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Der Check konzentriert sich auf das zentrale Thema der Büroarbeit: Wie kann die Gesundheit und Produktivität des arbeitenden Menschen im Büro gefördert werden? Überprüft werden können mit dem Check alle Aspekte, die dieses Thema beeinflussen. Die Vorgehensweise ist:

  • Proaktiv statt reaktiv
  • Systematisch statt punktuell
  • Integrativ statt additiv
  • Unternehmenszentriert statt allgemein

Entlang des Wertschöpfungsprozesses eines Unternehmens beschreibt der Check die gute Büropraxis. Er gibt Beurteilungskriterien an die Hand, wie die Büroarbeit selbst gesund und produktiv gestaltet werden kann. Der Check ermöglicht eine Überprüfung der Potenziale der Büroarbeit in folgenden Themen.

1. Eine motivierende und kooperative Arbeitskultur ermöglichen

Die Qualität der Strategie, der Führung und der Arbeitskultur eines Unternehmens sind wesentliche Faktoren, um die Produktivität und Gesundheit der arbeitenden Menschen im Büro zu fördern.

2. Potenziale der Menschen entfalten

Die Menschen bringen ihre Kreativität, ihre Fähigkeit und ihr Engagement dauerhaft ein, wenn sie gesund und effektiv im Büro arbeiten können. Dazu sind die Voraussetzungen zu schaffen: Die möglichen Risiken und belastenden Faktoren sind zu analysieren und die Arbeit ist entsprechend der Fähigkeiten der Beschäftigten zu gestalten.

3. Wissensbasis zur Erfolgsbasis machen

Die zunehmende Komplexität der Informationen sowie die Flexibilität und Fluktuation der Beschäftigten in der Büroarbeit erfordern eine systematische Organisation der Wissensbestände unabhängig von einzelnen Personen.

4. Informationstechnologien intelligentnutzen

Die gezielte Anwendung von Informations- und Kommunikationstechnologie bestimmt die Effektivität und Effizienz in der Büroarbeit.

5. Büroarbeitsplatz als Produktivitätsfaktor nutzen

Das Konzept und die Gestaltung der Büroräume, Arbeitsplätze und Arbeitsmittel bilden die Grundlage sowohl für produktives Arbeiten, für das Wohlbefinden der arbeitenden Menschen sowie für das Wohlergehen des Unternehmens.

6. Prozesse und Produkte ständig intelligent erneuern

Der Büroarbeitsplatz kann im ständig zunehmenden Wettbewerb gesichert und verbessert werden, wenn Produkte und Prozesse kontinuierlich innovativ weiterentwickelt werden. Gute Unternehmen fördern die Innovationsfähigkeit und die Kreativität ihrer Beschäftigten.

Die Prozessschritte des Checks „Gute Büroarbeit“ ermöglichen einen kontinuierlichen Prozess der Verbesserung.

Wer neben der Gestaltung der Büroarbeit den kompletten Wertschöpfungsprozess eines Unternehmens analysieren und verbessern will, dem ist zusätzlich zum Check „Gute Büroarbeit“ der INQA-Unternehmenscheck der Offensive Mittelstand zu empfehlen (www.offensive-mittelstand.de).


Weitere Checks vertiefen gezielt die folgenden Bereiche:

Gesundheit: www.inqa-check-gesundheit.de
Demographie: www.inqa-demographie-check.de
Personalführung: www.inqa-check-personalfuehrung.de
Innovation sichert Erfolg: www.inqa-innovation.de

Wie kann ich mit dem Check arbeiten?

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Sie suchen sich ein Thema des Checks aus und legen den Handlungsbedarf zu den Checkpunkten fest. Mithilfe des Maßnahmenplans (Rückseite des Titels aufklappen) planen Sie entsprechende Maßnahmen.
Legen Sie dann einen Termin fest, wann Sie an das nächste Thema des Checks gehen.

  1. Das Wichtigste in den Blick nehmen – der Quick-Check
    Wählen Sie das aktuellste Thema für Ihr Unternehmen aus. Dauer ca. 15 Minuten.
  1. Die wichtigsten Themen angehen – der Kurzüberblick
    Wählen Sie die Themen, bei denen Sie spontan Handlungsbedarf sehen.
  1. Wissen, wo Sie stehen – der Ist-Zustand-Check
    Eine gute Stunde für eine systematische Potenzialanalyse Ihrer Büroarbeit
  1. Wollen Sie gleich einen Prozess im Unternehmen anstoßen? Der Miteinander-Check
    Gemeinsam zum gesunden, leistungsfähigen digitalen Unternehmen. Sie können direkt Themen an die jeweiligen Akteure im Unternehmen zum Beurteilen delegieren
  1. Der moderierte ASA-Check digital
    DNB-Experten führen online mit Ihnen einen gemeinsamen Check mit allen Mitgliedern durch. Informationen anfordern unter info@dnb-netz.de

Schritt 1

  • Gehen Sie die sechs Themen systematisch durch und legen Sie den Handlungsbedarf zu den Checkpunkten fest.
  • Das dauert nach bisherigen Erfahrungen 45 bis 75 Minuten. Danach wissen Sie, wie Ihr Unternehmen in der Büroarbeit aufgestellt ist und in welchen Bereichen Sie Verbesserungsmöglich keiten haben.

Schritt 2

  • Legen Sie im Maßnahmenplan die wichtigsten Maßnahmen fest, die Sie in Ihrem Unternehmen angehen wollen. Dazu schauen Sie sich nur die Checkpunkte an, bei denen Sie hohen (Rot) oder mittleren
    (Gelb) Handlungsbedarf angekreuzt haben.
  • Tragen Sie dann die zehn wichtigsten Checkpunkte in den Maßnahmenplan ein und legen Sie dazu die für Ihr Unternehmen geeigneten Maßnahmen fest. In den jeweiligen Checkpunkten finden Sie Praxisbeispiele und Anregungen für Maßnahmen.
  • Als Nächstes sollten Sie die Prioritäten der Maßnahmen festlegen  zum Beispiel Priorität 1 = sofort angehen; Priorität 2 = bald angehen, Priorität 3 = in einem Monat angehen.
  • Schließlich sollten Sie festlegen, wer für die Umsetzung der Maßnahmen verantwortlich ist, wann mit der Maßnahme begonnen wird und wann die Umsetzung der Maßnahme kontrolliert wird.

Wer steckt dahinter?

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Der Check wurde konzeptionell und inhaltlich vom Deutschen Netzwerk Büro (DNB) erarbeitet, unterstützt von der BC Forschungsgesellschaft, Wiesbaden. Grundlage sind das Leitbild von „INQA Büro“, einer Initiative des BMAS, und die Konvention des Deutschen Netzwerks Büro „Neue Qualität der Büroarbeit“. Möglich wurde die Erarbeitung des Checks „Gute Büroarbeit“ durch die Förderung des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS).

Der Check „Gute Büroarbeit“ wurde in der Fassung vom Dezember 2011 (1. Auflage) auf der Mitgliederversammlung des DNB am 9. November 2011 in Stuttgart einstimmig verabschiedet. Die aktuelle Überarbeitung (3. Auflage) wurde von einer Arbeitsgruppe der DNB-Mitglieder geleistet, die den Input aller Mitglieder eingearbeitet hat.